แม้ปัจจุบันสถานที่ทำงานหลายแห่งจะไม่เป๊ะในหลายๆ เรื่อง รวมถึงผ่อนผันกฎเกณฑ์เดิมที่เคยมีมาออกไป เช่น การแต่งกาย, การกินดื่มกับเจ้านายหลังเลิกงาน ทำให้หลายครั้งการติดต่องานผ่านอีเมลเลยกลายเป็นเรื่องน่าปวดหัว เพราะเริ่มมีเสียงบ่นๆ ตามมาจากฝ่ายบุคคลบริษัท, อาจารย์, คนทำงานในองค์กรเรื่อยๆ เรื่องมารยาทของการติดต่อกันผ่านอีเมลของคนยุคนี้
มารยาทการใช้อีเมลในการติดต่อสื่อสารดูเหมือนจะเป็นเรื่องยาก แต่ก็มีหลักปฏิบัติง่ายๆ อยู่ไม่กี่ข้อที่คิดว่าสามารถนำไปปรับใช้ได้ เพื่อให้บรรยากาศในการรับส่งข้อความผ่านอีเมลระหว่างกันเป็นไปอย่างราบรื่นไม่มีสะดุด
1. ขึ้นต้นด้วยหัวเรื่องที่เชื่อถือได้
หากต้องส่งอีเมลให้หนึ่งในผู้บังคับบัญชา ขอให้รู้ไว้ว่า พวกเขาน่าจะมีอีเมลหลายร้อยฉบับที่ยังไม่ได้อ่านในกล่องจดหมาย ดังนั้น การตั้งหัวเรื่องให้น่าสนใจ และดึงดูดจะสามารถช่วยให้หัวหน้างานสะดุดตาจนต้องเปิดอ่านอีเมลนั้น
2. ระวังคำที่ใช้
พยายามใช้เครื่องหมายวรรคตอนให้ถูกต้องทุกครั้ง และเลือกใช้คำให้ถูก เพราะบางสถานการณ์คำบางคำสามารถพูดออกมาเป็นเสียงได้แม้อยู่ในรูปแบบตัวอักษร ซึ่งนั่นอาจสร้างความขุ่นเคืองใจให้กับผู้อ่านได้ เป็นไปได้หลีกเลี่ยงการใช้คำว่า "เฮ้" หรือ "ด่วน" เปลี่ยนไปใช้คำว่า "คุณ" หรือ "วันนี้" แทน
3. เขียนบมีการเรียบเรียงมาดี
การเขียนอีเมลที่ดีต้องมีการเรียบเรียงให้อ่านง่าย มีเนื้อหา และบทสรุปที่ชัดเจนไม่เยิ่นเย้อ อีกทั้งการระมัดระวังเรื่องหลักไวยากรณ์ การสะกดคำ ก็เป็นเรื่องที่ต้องมีด้วย
4. แจ้งวัตถุประสงค์การส่งให้ชัดเจน
การส่งอีเมลแต่ละครั้ง ระบุไปเลยว่ามีเหตุผลอะไรถึงส่ง และต้องการทำอะไรเป็นขั้นต่อไป พร้อมบอกคนที่ CC ถึงด้วยว่า ทำไมพวกเขาถึงถูกรวมอยู่ในการส่งอีเมลครั้งนี้ด้วย
5. ระมัดระวังการใช้อีโมจิ
ไม่ใช่ทุกคนที่ชอบการส่งอีโมจิหากัน แม้ว่าสภาพแวดล้อมการทำงานจะเป็นกันเองก็ตาม เพราะฉะนั้นหลีกเลี่ยงได้จงหลีกเลี่ยงการส่งข้อความพร้อมอีโมจิจะเป็นผลดีมากกว่า
6. แนบไฟล์ที่ต้องการแนบ
ตรวจสอบทุกครั้งก่อนกดปุ่มส่งอีเมลออกไปว่าไฟล์ที่ต้องการแนบส่งไปด้วยนั้นถูกต้องครบถ้วนแล้ว
7 . ลงชื่อตัวเองทุกครั้งที่ส่ง อย่าใช้คำว่า "ขอบคุณ"
แต่ละครั้งเมื่อเขียนอีเมล 1 ฉบับจบ ต้องลงชื่อตัวเองทุกครั้ง และปิดท้ายด้วยคำที่มืออาชีพเขาใช้กันเช่น "ขอแสดงความนับถือ", "ด้วยความเคารพ" หรือ "ฉันจะคุยกับคุณในเร็วๆนี้" เป็นต้น
8. ใช้ลายเซ็นต์หรือสัญลักษณ์แบบมืออาชีพ
คิดจะส่งอีเมลแบบมืออาชีพแล้ว ก็ต้องมีลายเซ็นต์หรือสัญลักษณ์เป็นของตัวเองด้วยไปเลย แม้จะส่งจากสมาร์ตโฟนก็เถอะ เลือกสัญลักษณ์เรียบง่าย แต่น่าดึงดูดสักอันมาใช้ หรือแม้แต่รูปหน้าของคุณก็ได้เพื่อให้บ่งบอกความเป็นตัวคุณ
9. รู้จักเวล่ำเวลาส่ง
การส่งอีเมลก็ต้องรู้จักกาลเทศะด้วย ไม่ใช่คิดจะส่งเวลาไหนก็ได้ แต่ถ้าต้องการคำตอบที่รวดเร็วเป็นกรณีพิเศษขอให้ใช้วิธีการโทรหาแทน